Etätyön perusteet – Opas

08 Apr Etätyön perusteet – Opas

Etätyö tulee olemaan usealla meistä ajankohtaista seuraavien viikkojen ja jopa kuukausien ajan. Muutamaa päivää pidempi etätyöjakso on kuitenkin uutta useimmille ihmisille ja organisaatioille.

Kuinka työtä voi hallita? Kuinka saadaan yleiskuva siitä, mitä kaikki muut tekevät? Kuinka edistymistä seurataan ja palautetta annetaan?

Netcorp on tarjonnut ohjelmistokehityspalveluita etänä asiakkaillensa jo melkein 10 vuoden ajan. Jaamme tässä artikkelissa vinkkejä, työkaluja ja toimintatapoja jokapäiväiseen työhön etänä sekä kerromme, mitä asioita pidämme elintärkeinä etätyön tehokkuuteen ja hallittavuuteen.

10 välttämätöntä toimintatapaa etätyöhön

  1. Hanki teknologiaa avuksi

Etätyö vaatii työkaluja, jotka korvaavat toimistovälineet ja kommunikaatiotavat, joita käytetään tavallisesti fyysisessä toimistossa.

Pakolliset työkalut:

  • Videokokousratkaisu korvaamaan (ryhmä)kokoukset ja tehokkaan yhteistyön (Google Meets / Zoom / Teams / Skype / Slack)
  • Pikaviestialusta (Chat) päivittäiseen kommunikointiin ja välttämään sähköpostien loputtomat vastausketjut (Slack, WhatsApp, Skype)
  • Prosessin- ja tehtävienhallintatyökalu suunnitelmien visualisointiin ja edistymisen seurantaan. Sovellusyritykset käyttävät paljon Jira-ohjelmaa, mutta voivat myös käyttää ohjelmia Trello, Monday, Weekdone, Toggl tai muita tehtävänhallintasovelluksia.
  • Jaetut kalenterit suunnitelmien synkronointiin tiimin kanssa (Google Calendar, Asana, Calendly, Outlook)
  • Jaettu pilvitallennustila, johon voidaan tallentaa kaikki tiedostot, joihin pitää päästä käsiksi netissä tai jotka pitää jakaa muille (Dropbox, Google Drive)
  • Nopea internetyhteys – kaikilla ei ole hyvää lankaliittymää kotona, mutta onneksi mobiiliverkko on suhteellisen tehokas monissa maissa. Päivitä työntekijöiden mobiililiittymät hyvälle tasolle – 15-30 gb – ja sen pitäisi riittää.

 

  1. Sopikaa kuinka päivä/viikko/kuukausi suunnitellaan

Sopikaa, milloin suunnittelu tehdään ja ketkä osallistuvat suunnittelukeskusteluun. Etätyö vaatii hieman enemmän suunnittelua (eikä se ole ollenkaan huono asia).

Hektiset viime hetken muutokset suunnitelmiin voivat aiheuttaa suurta häslinkiä asymmetrisen tiedon takia (kaikki eivät välttämättä lue tietoa samaan aikaan).

Hyvä vinkki asiakkaaltamme Messente Communicationsin toimitusjohtajalta Lauri Kinkarilta, joka kirjoitti artikkelin etätyöstä, on minulle hänen tekstistään parhaiten mieleen jäänyt tapa nimeltä “long format work”. Yhteenvetona, jos sinulla on uusi idea tai haluat esittää uuden ratkaisun etätyössä, säästät paljon aikaa kirjoittamalla idean tarkasti ylös.

Kirjoitettuasi sen ylös saatat tajuta, että idea ei ollutkaan lopulta niin hyvä kuin luulit. Tai jos huomaat, että idea on hyvä, olet säästänyt paljon aikaa muilta alustavalla suunnittelulla.

 

  1. Sopikaa toimintatavoista viestisovelluksiin, kuten Slackiin

Päättäkää, millaisia ryhmiä muodostetaan valitulle viestialustalle, mistä asioista keskustellaan tietyissä ryhmissä ja kuinka voidaan varmistaa, että kaikki saavat heille tarkoitetut viestit.

Jos ette tee tätä, pian viestialusta on kaaoksessa ja ihmiset sekoittavat aiheet sekä ärsyttävät toisiaan. Sen seurauksena keskustelun jatkaminen ja  ymmärtäminen voi olla vaikeaa ja tärkeitä näkökulmia saattaa hävitä. Tässä on video Slackin toimintatavoista.

“Ilman viestisääntöjä häslinki on takuuvarmaa!”

 

  1. Sopikaa kuinka deadlineja seurataan ja tehtävien edistystä mitataan

Määrittäkää, mitä “valmis” tarkoittaa, ja mitä esitetään ja milloin. Et näe kollegojen hymyjä tai nyökkäyksiä, joten sääntöjä täytyy asettaa palautteen antamiseksi edistymisestä ja lupauksista.

Kaikkien edistymisen seuranta voi olla aluksi haasteellista. “Mitä kollegani tekevät? Mikä on asioiden tilanne?” Nämä ovat tavallisia kysymyksiä ensikertalaisille etätöissä. Tällaisiin tilanteisiin suunnitellun digitaalisen tehtävänhallintaratkaisun käyttö on järkevää.

Ohjelmistoyritykset käyttävät Jiraa, jossa voidaan kirjata suunnitelmia ja tavoitteita, jakaa vastuita, seurata tehtävien edistymistä sekä antaa palautetta ja kommentteja koko prosessista. Jos Jira on liian monimutkainen, vaihtoehtona tehtävänhallinnalle ovat esimerkiksi Trello, Monday, Weekdone ja Toggl. Työkalu on työkalu, joten pyrkikää löytämään sellainen, joka sopii työtapaanne parhaiten.

 

  1. Sopikaa yhteiset virtuaaliset läsnäolotunnit

Yksi etätyön parhaista puolista on se, ettei aina tarvitse herätä tiettyyn aikaan (jollei siitä ole sovittu muun tiimin kanssa). Jos haluat herätä aikaisemmin ja aloittaa työsi seitsemältä, anna mennä vaan. Mutta ehkä olet iltavirkku ja haluat aloittaa “työpäiväsi” päivällisen jälkeen. Sekin sopii!

Tiimin täytyy sopia yhteiset virtuaaliset läsnäolotunnit, jolloin kaikki ovat saatavilla viestitse, yhteistyöhön ja kokouksiin. Meillä kaikkien täytyy olla paikalla samaan aikaan vähintään 4 tuntia päivässä. Ohjelmistokehittäjien työ vaatii kuitenkin kykyä keskittyä.

Jos työskentelet asiakaspalvelussa tai sinun täytyy osallistua kokouksiin tiettyinä aikoina, niin aamuaikatauluasi täytyy muuttaa hieman. Onneksi usein aikataulun voi määrittää niin, että se sopii sinulle ja sijoittuu sinulle tuottoisimpaan aikaan.

 

  1. Jaa työ pieniin (tai pienempiin) sykleihin

Sovellusyritykset käyttävät enimmäkseen ketteriä metodologioita, joihin kuuluu useita hyviä toimintatapoja ja joihin useimmat yritykset voivat sopeutua (ainakin osittain).

Ohjelmistoalalla näitä työsyklejä kutsutaan nimellä sprint, ja ne kestävät yleensä 1-2 viikkoa. Lyhyen syklin avulla prosessista saadaan palautetta nopeasti ja sen mahdollisuus vähenee, että 2 kuukauden jälkeen huomataan kollegoiden tekevän työtä aivan eri suuntaan.

Sykli tai sprint alkaa analysointi- ja suunnitteluvaiheella. Siinä analysoidaan mitä pitää tehdä, mikä on tärkeintä, kuinka kauan tehtävien teko kestää ja kuka on niistä vastuussa.

Implementaatio – tässä vaiheessa tiimi tekee tietylle työsyklille suunnitteluvaiheessa sovitut tehtävät. Säännöllisten palaverien avulla seurataan, kuinka pitkällä tiimi on vastuutehtävissään.

Retrospektiivi – Retron tarkoituksena on keskustelu tuloksista ja määrittää tapoja, joilla prosessia kehitetään seuraavaa sykliä varten. Nyt on aika pohdiskella – tiimin täytyy analysoida, mikä meni hyvin työprosessissa ja mitä voidaan tehdä paremmin tulevaisuuden toiminnoissa. Retrospektiivi-analyysissä opittua käytetään inputteina seuraavan syklin suunnittelussa.

Vaihtoehto Scrum-järjestelmän tapaiselle lähestymistavalle on OKR (Objectives and key results), joka on Googlen ja monien muiden yritysten käyttämä järjestelmä. OKR:n avulla saadaan yhteenveto kaikesta, mitä koko organisaatio tekee, ja palautetta edistymisestä nopeasti. Weekdone on tehnyt hyvän työkalun OKR:n hallitsemiseen.

Molemmat tavat lisäävät läpinäkyvyyttä siitä, mitä kaikki organisaation työntekijät tekevät ja sallii aktiivisen osallistumisen myös etätöissä.

 

  1. Sopikaa kommunikointisäännöt ja säännölliset tarkastukset

Käytämme viikoittaisia suunnittelukokouksia. Ne ovat pitempiä kokouksia (1-3 h), joissa koko tiimin kanssa katsotaan tehtäviä, priorisoidaan niitä ja arvioidaan, mitä seuraavan 1-2 viikon jakson aikana voidaan tehdä.

Sen lisäksi pidämme pystypalavereita, jotka ovat lyhyitä kokouksia, joissa kaikki kertovat tiivistetysti tekemistään töistä.

Startupeilla on metodologia päivittäisille pystypalavereille, joissa kaikki kertovat, mitä he ovat saavuttaneet edellisenä päivänä, mitä he tekevät kyseisenä päivänä ja mitä esteitä tai haasteita on tullut vastaan.

Suunnittelukokoukset ja lyhyet päivittäiset palaverit antavat hyvän yhteenvedon siitä, mitä tiimissä tapahtuu ja mahdolliset ongelmat voidaan havaita nopeasti.

 

  1. Älä unohda henkilökohtaisten taukojen (facebook/kahvi) merkitystä

Muista pitää taukoja tai todennäköisesti uuvut. Älä kuitenkaan prokrastinoi. Jos et ole tottunut työskentelemään etänä, saatat unohtaa, mitä olit tekemässä, ja keskustella viestimillä koronaviruksesta tai uppoutua Instagramiin tunneiksi.

Tarvittaessa asenna lääkärityyppinen ajanseurantasovellus tietokoneeseesi. Saatat yllättyä, kuinka paljon vietät aikaa lukemassa uutisia, yksityiskeskusteluissa, Facebookissa tai muilla ei työhön liittyvillä sivuilla.

On elintärkeää ajoittaa venyttelyä ja keskittymistaukoja. Älä tuhlaa taukoa Instagramiin, vaan seiso ja venyttele, kävele raikkaassa ilmassa 5 minuutin ajan, tanssi vähän, miksipä ei – olethan kotona eikä kukaan ole katsomassa.

 

  1. Olet vastuussa oman työpisteen luomisesta kotiin

Työskentely keittiön pöydällä voi olla helppo ratkaisu. Tämä kuitenkin tarkoittaa sitä, että pöytä täytyy siivota työtavaroista, kun aiot syödä.

Joten ensimmäiseksi kannattaa kehitellä pöytä, jota käytetään vain työasioihin. Jos sinulla on oma huone, jota voit käyttää työhuoneena, se on vielä parempi. Aluksi myös pieni huoneen nurkkaus riittää täydellisesti.

 

  1. Valitse sopiva kommunikaatiotyökalu eri tilanteisiin

Lyhyesti: Videolla vältytään väärinkäsityksistä, chatti on nopea ja joustava, sähköpostilla saadaan aikaa vastata.

Chatti on mahtava työkalu, mutta tykkään itse käyttää videota mahdollisimman paljon. Vaihda videopalavereihin välittömästi, jos tiimin kommunikoinnissa on väärinkäsityksiä.

On helppoa tulkita asioita väärin kirjoitetusta lausunnosta ja vastata pahantuulisesti itsekin. Ehkä olet pahalla päällä tai olet juuri lukenut pelottavan artikkelin koronaviruksesta. Tulkitset toisen viestin todennäköisesti omien vallitsevien tunteidesi mukaan. Ja siitä noidankehä alkaa.

Video auttaa ymmärtämään tarkoitukset sanojen takaa. Sen avulla saadaan nopeaa palautetta tilanteista, joiden täytyy olla selkeitä. Lisäksi – ainakin henkilökohtaisesti minulle – kirjoittaminen on liian hidasta ja joskus (itse asiassa useimmin) on nopeampaa puhua vastaanottajalle.

Videokeskustelujen vaikeus on usean henkilön kokousten suunnittelussa. Yhteisen ajan sopiminen on aina vaikeaa. Chat-viestit puolestaan voidaan lukea silloin, kun siihen pystyy. Mutta jos tarvitset työtehtävien tahdistusta – lähetä agenda chatin välityksellä ja pitäkää nopea videopuhelu, joka selkeyttää asiat.

Sähköpostien etu on, että ne jättävät jäljen sovituista asioista ja toimivat, kun pelkäät viestisi hukkuvan chatin muiden viestien joukkoon. Pikachat on usein parempi pitkien palautesilmukoiden välttämiseksi. “Ai, sähköpostisi meni roskapostiin” tai “en huomannut sitä muiden sähköpostien seasta”. Onko tällaiset tilanteet tuttuja?

Ammattilaisen vinkki tekstin kirjoittamiseen: Jos työskentelykielesi on englanti, voit vaihtaa näppäimistöllä kirjoittamisesta puheesta-tekstiksi-ratkaisuun.

Puheesta-tekstiksi-ratkaisuun totutteleminen voi kestää jonkin aikaa, mutta se säästää niin paljon aikaa. Mielestäni iPhonen Siri toimii todella hyvin. Chromen ja Safarin laajennukset tekevät paljon virheitä ja vaativat korjausta kirjoittaessa. Huomaa nämä virheet ja ota käyttöön automaattinen tekstinkorjaus käyttäessäsi puheesta-tekstiksi-palvelua, ettet joudu noloihin tilanteisiin.

Yhteenveto

Etätöissä työskentely saattaa olla haastavaa, mutta jos käyttää oikeita työkaluja ja toimenpiteitä, olet jo puoliksi valmis. Tietenkin monilla ihmisillä on vaikeuksia järjestää omia toimiaan, pysyä pois prokrastinaatiosta tai työskennellä kotiympäristöstä. Heillä on ikävä kollegoitaan ja ryhmämentaliteettia. Etätyö ei sovi kaikille, mutta toivottavasti saamme palata normaaleihin työympäristöihimme pian.

Yritysten täytyy kuitenkin valmistautua siihen, että monet ihmiset alkavat pitää etätöistä ja niistä ei voidakaan luopua. Etätyö on tullut jäädäkseen!

Yksi erittäin tärkeä asia 100% työskentelyssä ovat työkulttuuria kasvattavat kahvikeskustelut, erityisesti uusien työntekijöiden osalta. Tästä syystä etäkehittäjät yleensä tapaavat asiakkaansa kerran kahdessa kuukaudessa. Toivottavasti pääset parin kuukauden sisällä töihin tapaamaan kollegasi.

Tietoa meistä

Yrityksellämme Netcorpilla on 250 ohjelmistokehittäjää kolmessa kehityskeskuksessa Puolassa. Heistä 100% työskentelee etänä 16.3.2020 alkaen. Uskomme, että olemme siihen täysin valmiita, ja tässä miksi.

Pääliiketoimintamme on tarjota etäsovelluskehitystä asiakkaillemme Pohjoismaihin. Kehittäjämme istuvat yleensä samassa toimistossa, mutta etätyötä tehdään päivittäin asiakkaillemme.

Vaikka tämä on ensimmäinen kerta, kun kaikki meistä työskentelevät etänä samanaikaisesti, kaikilta työntekijöiltämme löytyy kokemusta jonkun tiimin jäsenen työskentelystä etänä jonkin aikaa. Olemme harjoittaneet etätöitä jo 10 vuoden ajan.

Kaikki työkalut ja sovellukset on jo asennettu ja niitä on käytetty aikaisemmin, joten emme odota teknisiä tai organisaatio-ongelmia, jotka voisivat vähentää työntekijöidemme tehokkuutta tai saatavuutta.

 

Kirjoittanut Paavo Pauklin

Kerly Piirsalu
kerly.piirsalu@netcorp.ee
No Comments

Post A Comment