21 Apr 15 vinkkiä joustavan työkulttuurin rakentamiseen etätiimeissä
Kiireinen muutos kotona työskentelyyn korosti väistämättä käytännön asioiden toimivuutta, kuten laitteistoja, kaistanleveyttä, turvallisuutta ja työpöytiä. Paljon muutoksia tehtiin ”lennossa” harkitsematta paljon hienovaraisuuksia tai pitkäaikaisia vaikutuksia.
Olemme oppineet, kuinka piilottaa sotkuinen huone zoom-taustalla, miten mykistyspainiketta käytetään ja valaistus korjataan sopivaksi kameralle sekä kuinka hyödyntää paremmin yhteisiä verkkotyökaluja.
Mutta kaikki tämä opittiin hätätilanteessa. Jos haluat korvata henkilöiden välisen työympäristön etäyhteydellä keskipitkällä tai jopa pidemmällä aikavälillä, täytyy sinun ottaa huomioon muitakin asioita.
Kuinka voimme esimerkiksi korvata kuulumisien vaihtamisen työpaikan käytävällä tai lyhyet keskustelut kahvinkeittimen äärellä? Ja pitäisikö meidän edes yrittää?
Voimmeko luoda uudelleen ihmisten emotionaaliset yhteydet työpaikalla, olipa kyse ystävyydestä tai tutusta ympäristöstä?
Jos työpaikallasi oli tuottava toimistoympäristö, saattaa tämä tilanne vaikuttaa uhkaavalle. Tiedät, että työntekijän totuttaminen uuteen työkulttuuriin vie aikaa ja henkilökohtaista yhteyttä. Pitäisikö sinun yrittää saavuttaa sama etänä ja mitä jos kaikki hajoaakin käsiin?
Saatat olettaa, että ihmisten keskittyminen herpaantuu ja työmoraali sekä tuottavuus romahtavat. Tai että he jättävät työnsä tekemättä, hämmentyvät ja unohtavat tehtävänsä. Muuta ajatteluasi – kokemukseni mukaan useimmat ihmiset tekevät parhaansa vaikeissakin tilanteissa.
Jos asiat eivät ole sujuneet haluamallasi tavalla, vaikea tosiasia on, että työnantajien ja johtajien on otettava ainakin osa vastuusta. Meidän tehtävämme on luoda etäympäristö, jossa ihmiset tuntevat olevansa tuettuja, motivoituneita ja tuottavia – ei riistettyjä, eristettyjä ja huomiotta jätettyjä.
Mutta voit silti taistella tiesi takaisin sinne missä olit alkujaankin ja ehkä kohti parempaakin tilannetta. Tässä ovat tärkeimmät suositukseni etätyökulttuurin tukemiseen, joilla selviät pandemian aikana ja sen jälkeen:
1.Opi luottamaan ihmisiin
Luottamuksen puute ja mikrojohtaminen ovat myrkkyä etätyöskentelylle. Jos sinua hermostuttaa jättää työntekijäsi työskentelemään oma-aloitteisesti, se ei ehkä ole hänen syynsä. Kysy itseltäsi, oletko kouluttanut työntekijöitäsi tarpeeksi vai oletko aiemmin syyllistynyt liialliseen valvomiseen.
2. Ole selvillä kaikesta
Varmista, että kaikki tietävät mitä ja milloin tehdä. Seuraa edistymistä ja määräaikoja. Jos jotkut ihmiset näyttävät kamppailevan, pyydä heitä vahvistamaan, kuinka he ymmärsivät tehtävänsä, ja korjaa mahdolliset väärinkäsitykset.
3. Kommunikoi
On vaikea korvata lyhyitä jutteluhetkiä toimistossa, mutta se ei tarkoita, että sinun ei pitäisi yrittää. Yritä ajoittaa muutamia virtuaalikahvihetkiä tiimisi kalenteriin. Sovi säännöt, kuinka satunnaisista ei-työaiheista tulisi keskustella ja mitä kanavia pitkin esimerkiksi videopuhelut tai Slack.
4. Sano kiitos ja hyvää työtä
Etätyö vaikeuttaa sosiaalisten vihjeiden löytämistä kehon kielestä ja äänensävystä, joten ihmiset saattavat tuntea, etteivät he saa positiivista palautetta ponnisteluistaan. Pienet teot saavat ihmiset tuntemaan itsensä arvostetuiksi, mutta ne unohdetaan helposti.
5. Muista, että ihmisillä on oma elämä
Älä ole tarrautuva ja vaativa etenkään työajan ulkopuolella. Selvitä ensin, mitä työajat todella merkitsevät jokaiselle tiimisi jäsenelle. Koulujen ollessa suljettuina klo 11–20 työpäivät eivät ole harvinaista.
6. Kannusta neuvontaa ja mentorointia
On hienoa, kun vanhemmat kollegat auttavat tiimin rakentamisessa ja tukevat nuorempia. Mutta ole tietoinen vallan dynamiikasta ja valpastu huomaamaan hallitsevaa tai manipulatiivista käyttäytymistä. Ottaako joku kiitosta muiden ihmisten työstä vai ilmoittaako joku epäonnistumisista ja virheistä, joita ei tapahtunut?
7. Hoida yksilöä
Rakentava palaute, henkilökohtaiset tapaamiset ja henkilökohtaiset viestit auttavat yksittäistä työntekijää tuntemaan itsensä arvostetuksi.
8. Ole rehellinen ja avoin
Pidä ihmiset yhteydessä yrityksen laajempiin tavoitteisiin ja voittoihin. He eivät halua työskennellä tyhjiössä.
9. Päivitä työtehtävien kuvaukset
Asioiden on helppo unohtua vuosien varrella. Onko kaikilla mahdollisimman tuottava rooli, ja onko työ jakautunut oikeudenmukaisesti? Tehtävät ja vastuut saattavat muuttua, kun siirrytään toimistotyöstä etätyöhön.
10. Tee kokouksista merkityksellisiä
Jokaisella zoom-puhelulla tulisi olla tarkoitus, aikaraja ja ylläpitäjä. Ja kaikkien mielipiteiden tulisi tulla kuulluksi.
11. Sinulla ei saa olla suosikkeja
Saatat ajatella, että ihmiset eivät huomaa tätä työskennellessään etänä, mutta he näkevät hienovaraisia vihjeitä. Esimerkiksi viittauksia keskusteluihin tai sähköposteja, joihin heitä ei ole lisätty. Tämä vähentää työmoraalia.
12. Älä luo eroja paikan päällä olevien ja etätyöntekijöiden välillä
Ja älä koskaan laita heitä kilpailemaan keskenään.
13. Tukea uran etenemiselle
Yritä antaa etätyöntekijöille samat mahdollisuudet liittyä mielenkiintoisiin projekteihin, kehittää taitojaan tai saada ylennyksiä. Jos ihmiset ajattelevat, että heidät on unohdettu epäoikeudenmukaisesti, he jättävät tehtävänsä tekemättä kunnolla.
14. Kunnioita kulttuurieroja
Kaikki eivät odota pääsevänsä ”perjantaioluelle”.
15. Kiinnitä huomiota tiimisi mielenterveyteen
Luo tapa pitää yhteyttä tiimisi. Pysy valppaana mahdollisista vaaramerkkeistä ja tarjoa tarvittaessa ystävällistä ja käytännöllistä tukea.
Etätöiden tekeminen on pysyäkseen. Se on iso muutos työntekijöille ja yrityksille. Juuri nyt paintball-virkistyspäivät eivät ole mahdollisia, ja työkulttuurilla on määrittelemätön uusi elementti, jota ei voida aina hallita.
Mutta voit silti tehdä asioita vahvan virtuaalitiimin luomiseksi. Toivon, että olen antanut sinulle muutamia ideoita alkuun pääsemiseksi.
No Comments